Lanizmedia Filmproduktion GmbH - Videoproduction München

Wie ersetze ich ein Präsenz-Event durch ein Online-Event?

Die Pandemie hat unsere Welt weiter im Griff. Sie merken es bestimmt selbst, dass Veranstaltungen mit Publikum vor Ort nur eingeschränkt möglich – oder von Teilnehmern nur eingeschränkt gewünscht sind.

Ein Trend ist klar erkennbar: Die Menschen halten sich zurück, persönlich an Events teilzunehmen. Gleichzeitig halten sich Firmen zurück, Events mit Präsenz vor Ort anzubieten. Aber deswegen nichts zu tun, ist nicht sinnvoll. Wer nichts unternimmt, der wird unsichtbar. Das kostet langjährig aufgebaute Verbindungen zur Zielgruppe. Wie sieht die Alternative aus? Und welche Rolle spielt dabei die Viewertime?

Beispiel: Nationale Vertriebstagung – online

Hier ist ein Beispiel von einem klassischen Offline-Event, das wir in ein erfolgreiches Online-Event umgewandelt haben: Eine nationale Vertriebstagung wurde aufgrund der Corona-Situation als Präsenz-Event abgesagt. Das Unternehmen konnte aber keinesfalls darauf verzichten, diese Tagung durchzuführen. Der Vertrieb muss weitergehen. Die klassischen Tagesordnungspunkte, die jeder von Präsenzveranstaltungen kennt – Vorträge, Präsentationen, Diskussionen – mussten nun auch online funktionieren.

Das war keine Einschränkung der Möglichkeiten, sondern eröffnete viele neue Optionen, den Zuschauern mehr zu bieten, als sie bei einem Event vor Ort bekommen würden. In unserem Beispiel waren das unter anderem diverse Liveschalten in verschiedene Unternehmensbereiche, die sonst nie auf Konferenzen zu Wort kommen. Es ist spannend, auch direkt mit Entwicklern zu sprechen und zu hören, wie das Marketing plant, wenn man selbst beispielsweise im Vertrieb tätig ist.

Die gesamte Veranstaltung haben wir für das Unternehmen auf einer Microsite von uns gestreamt. Alle Vorbereitungen erfolgten im Vorfeld persönlich und per E-Mail. Die Sendung hatte eine klare Struktur und einen guten Ablauf – alles zusammen führte zu einer extrem hohen Teilnahme und einer stabilen Zuschauerbindung über die gesamte Dauer des Events.

Wie starte ich mit der Online-Event-Planung?

Die Zuschauer haben sich daran gewöhnt, aus dem Homeoffice an Online-Veranstaltungen teilzunehmen. Dabei halten sie sich meistens eine längere Zeit auf der gleichen Internetseite auf. Die Planung sollte daher idealerweise vorsehen, dass es einen Livestream auf der eigenen Unternehmensseite gibt. Das Unternehmen kann so neben dem Livestream-Player weitere Informationen anbieten: zum Beispiel PDF-Downloads, Kontaktmöglichkeiten und weiterführende Informationen. Wir stellen dazu auch gerne eine Microsite mit einer neutralen URL zur Verfügung.

Wo findet die Produktion für mein Online-Event statt?

Es gibt drei Möglichkeiten, wo die Online-Version Ihrer Konferenz, Tagung oder Ihres Meetings stattfinden kann:

1. Für die Produktion nutzen wir die Räumlichkeiten in Ihrem Unternehmen Unsere Produktionstechnik ist mobil, und alles, was Sie für einen professionellen Livestream benötigen, bauen wir in Ihren Räumlichkeiten auf. Bei sehr strengen Hygieneauflagen ist es kein Problem, dass sich Moderator und Produktionsteam in verschiedenen Räumen befinden.

2. Die Produktion findet in unserem Studio statt Das hat den Vorteil, dass die Licht- und Tonbedingungen kontrolliert sind und der Aufbauaufwand gering ist. Außerdem ist eine Internetleitung mit hoher Bandbreite verfügbar, sodass der Stream zuverlässig hochgeladen wird und weitere Bandbreite für beispielsweise Live-Schalten zur Verfügung steht.

3. Niemand ist persönlich mit anderen vor Ort Mit dieser Produktionsweise ist das Event wirklich rein online: Der Moderator und alle Sprecher befinden sich in ihren Büros oder anderen Räumlichkeiten, das Produktionsteam befindet sich in den eigenen Produktionsräumen. Jeder Sprecher kann die anderen sehen und sich ganz normal mit ihnen unterhalten. Medien wie Videos und Fotos werden genauso eingesetzt „wie immer“, Zuschauerfragen und Zuschauerbeteiligung werden auch in dieser Variante wie geplant verwendet. So findet Ihr Event trotz möglicher Reisebeschränkungen sicher statt.

Erste inhaltlich wichtige Schritte: Erstellung des Ablaufs

Am Beispiel der Vertriebstagung: Es gab eine Vielzahl von Rednern, viele Einspieler, jede Präsentation wurde begleitet von weiteren Sprechern und Gesprächspartnern, die live zugeschaltet wurden. Damit alles sauber abläuft, ist ein Regieplan unverzichtbar. Alle geplanten Inhalte werden dort in der richtigen Reihenfolge eingetragen. Geplante Videos und Live-Schalten dürfen nicht vergessen werden. Eine zeitgenaue Auflistung von allgemeinen Event-Zeiten, Sprecherzeiten und Pausenplanung bildet die Grundlage für einen kontrollierten Sendungsablauf.

Wie kann ich die Viewertime verbessern? (Und was ist Viewertime?)

Die Viewertime ist die durchschnittliche Zeit, die ein Zuschauer den Stream am Stück angesehen hat. Üblicherweise gibt es für jeden Stream einen Durchschnittswert, den wir Ihnen nach der Sendung gerne mitteilen. In der Auswertung sehen Sie, wie viele Zuschauer ab wann teilgenommen haben und wie lange sie dabei geblieben sind.

Durch die Analyse hunderter Livestreams konnten wir feststellen, dass Webkonferenz-Systeme grundsätzlich eine deutlich schlechtere Viewertime aufweisen als reguläre Livestreams. Die schwankende Qualität bei Bild und Ton liegt daran, dass die Bandbreite (entscheidend für die Qualität der Übertragung) für alle Zuschauer von der schlechtesten Bandbreite eines Einzelnen abhängt. Bei schlechterer Qualität des Streams gingen teilweise innerhalb der ersten drei Minuten bereits zehn Prozent der Zuschauer verloren. Diese Viewer kehrten in der Regel nicht mehr zurück.

Eine hohe Bild- und Tonqualität ist daher essenziell, wenn Zuschauer lange dabei bleiben und viel Inhalt mitnehmen sollen. Die Aufmerksamkeit sinkt erheblich schneller, wenn sich die Zuschauer nicht voll auf die Inhalte konzentrieren können.

Übrigens: Viele unserer Kunden berichten überrascht und erfreut, dass die Teilnahme an Livestreams deutlich höher liegt als bei Präsenzveranstaltungen.

Interaktionsmöglichkeiten beim Livestream

Bei Online-Events möchten Zuschauer in der Regel die Möglichkeit haben, aktiv teilzunehmen. Die Wortmeldungen, die sie von Präsenz-Events gewohnt sind, brauchen einen entsprechenden Ersatz, der online gut funktioniert. Dafür gibt es einige bewährte und etablierte Kommunikationsmöglichkeiten.

Tools für Zuschauer-Interaktion

Die gute Nachricht vorweg: Interaktion ist auch ohne hohe Kosten möglich. Mit einer einfachen E-Mail-Adresse und einem durchdachten Prozess können Zuschauerfragen mit geringem Aufwand schnell zum Moderator gelangen und live beantwortet werden.

Daneben gibt es zahlreiche Programme für Echtzeit-Abstimmungen: Q&A-Tools, Umfragen, Abstimmungen und Chats. Jedes Programm, das eine Grafik liefert, kann als Vollbild direkt in den Livestream eingebunden werden.

Barrierefreie Zuschauer-Interaktion

Die Produktion barrierefreier Livestreams ist unser Steckenpferd. Neben der Integration verschiedener Hilfsmittel sollen auch Zuschauer eines barrierefreien Streams aktiv teilnehmen können. Besonders gefragt ist aktuell eine Variante, bei der Text-, Sprach- und Videonachrichten eingebunden werden. Der Zuschauer sendet eine Nachricht, diese wird kuratiert und an den Moderator weitergeleitet. Der Prozess ist einfach, barrierefrei und kann über jedes Smartphone erfolgen.

Offline zu online machen

Lassen Sie Ihr Event nicht ausfallen. Wenn Offline nicht geht, geht online. Sie bekommen bei uns die inhaltliche Unterstützung bei der Organisation und Planung Ihres Events. Und im Anschluss die ideale technische Ausstattung und Umsetzung für einen erfolgreichen Livestream.

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